Akademia Sztuk Teatralnych im. St. Wyspiańskiego w Krakowie poszukuje osoby zainteresowanej pracą na stanowisku Sekretarza / Sekretarzyni Rektora w wymiarze pełnego etatu.

Zakres obowiązków

- prowadzenie obsługi sekretarskiej Rektora i Prorektora,
- przygotowywanie i załatwianie spraw związanych z bieżącą działalnością Rektora i Prorektora,
- koordynacja administracyjna współpracy Rektora i Prorektora z władzami Filii i wydziałów AST oraz zewnętrznymi instytucjami,
- obsługa administracyjna posiedzeń Senatu, Kolegium Rektorskiego oraz innych posiedzeń organizowanych przez Rektora,
- realizacja zadań związanych ze współpracą Rektora z uczelniami wyższymi oraz organizacjami zrzeszającymi uczelnie, tj.: Konferencja Rektorów Akademickich Szkół Polskich (KRASP),    Kolegium Rektorów Uczelni Artystycznych (KRUA), Kolegium Rektorów Szkół Wyższych Krakowa (KRSWK),
- prowadzenie terminarza spraw, spotkań i delegacji,
- przygotowywanie, redagowanie pism, wystąpień i prezentacji,
- prowadzenie wszystkich spraw Rektora w systemie EZD,
- archiwizacja dokumentacji oraz korespondencji,
- koordynowanie spotkań, przygotowywanie agend i protokołów,
- organizacja podróży, zakup biletów oraz rozliczanie delegacji służbowych Rektora,
- przestrzeganie terminowości załatwiania spraw,
- przygotowywanie i zamieszczenia informacji w Biuletynie Informacji Publicznej, zgodnie z Regulaminem BIP AST,
- obsługa elektronicznego systemu POL-on w powierzonym zakresie,
- prowadzenie rejestru zarządzeń, rejestru pełnomocnictw i upoważnień Rektora,
- prowadzenie księgi kontroli AST dokonywanych przez organy zewnętrzne,
- prowadzenia dokumentacji dotyczącej nadawania tytułu doctora honoris causa,
- wspieranie organizacji wydarzeń uczelnianych i akademickich.

Oczekiwania ogólne

- wykształcenie wyższe co najmniej I stopnia (licencjat) w dziedzinie nauk humanistycznych, ekonomicznych, prawnych,
- staż pracy (udokumentowany świadectwami pracy): min. 5 lat,
- doświadczenie na podobnym stanowisku minimum: 2 lata, najlepiej w środowisku akademickim,
- znajomość struktur organizacyjnych uczelni i środowiska akademickiego,
- znajomość ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce,
- umiejętność stosowania przepisów instrukcji kancelaryjnej oraz zasad archiwizacji,
- wysoka kultura osobista i umiejętności interpersonalne,
- samodzielność, komunikatywność, umiejętność dobrej organizacji pracy,
- asertywność, rzetelność i systematyczność w realizacji celów i zadań,
- dokładność i precyzja w zakresie wykonywania czynności, organizacji pracy oraz przestrzeganie procedur,
- umiejętność pracy zespołowej, zaangażowanie, kreatywność,
- umiejętność szybkiej pracy z informacją,
- gotowość do doskonalenia swoich umiejętności i podnoszenia kwalifikacji,
- łatwość przygotowywania profesjonalnych listów, protokołów, odpowiedzi, notatek itp.,
- umiejętność obsługi komputera (szczególnie pakietu MS Office i poczty elektronicznej),
- umiejętność obsługi urządzeń biurowych,
- doskonała znajomość języka polskiego oraz bardzo dobra znajomość języka angielskiego (poziom B2/C1).

Nasza oferta

- stabilna praca w przyjaznym środowisku prestiżowej uczelni artystycznej w ramach umowy o pracę, początkowo na okres próbny,
- ciekawe i odpowiedzialne stanowisko,
- dodatkowe wynagrodzenie roczne,
- dofinansowanie do wypoczynku,
- możliwość rozwoju zawodowego poprzez udział w programie Erasmus+,
- biuro zlokalizowane w centrum miasta.

Zainteresowane osoby proszone są o przesyłanie dokumentów aplikacyjnych (CV, kwestionariusz osoby ubiegającej się o zatrudnienie, list motywacyjny oraz zgodę na przetwarzanie danych osobowych) na adres mailowy: joanna.szewczyk@ast.krakow.pl w terminie do 31 sierpnia 2024 roku.